Sun 2022/07/17
كيف تتم عملية جرد مخازن المدرسة لاستقبال أصناف جديدة
من أهم الطرق التى تساعدك فى الرقابة على المخزون هى جرد المخازن وهى مراجعة الأصناف المختلفة الموجودة داخل المخازن باستخدام أنواع معينة من أنواع الجرد.
أهمية المخازن فى الجرد
- صحة البيانات الموجودة فى سجلات المخازن.
- المخزون الفعلي وعمل مقارنه بينه وبين الرصيد الدفترى للمخزون.
- إجراءات الرقابة على المخزون ومن خلاله معرفة نقاط القوة ونقاط الضعف فى نظام الرقابة.
أنواع المخازن
1- مخازن رئيسيه:
وهى المخازن التى تقوم بإمداد المخازن الإقليمية والفرعية ويكون دورها هو صرف وتسليم الأصناف التى تم شراؤها بعلم ادارة المشتريات.
2- مخازن اقليميه:
وهى المخازن التى يتم إمدادها عن طريق المخازن الرئيسية ويقوم بإمداد المخازن الفرعية.
3- مخازن فرعية:
هى المخازن التى يتم إمدادها من المخازن الرئيسية والإقليمية.
4- الأعمال المخزنية
وهي المهام التي يقوم بها أمين التوريدات وأهم هذه الأعمال:
- صرف الكتب المدرسية اعتمادا على كشوفات التوزيع واعتماد هذه الكشوفات من قبل الاداره.
- حفظ كشوفات التوزيع بالمدرسه.
- توزيع العهد الفرعية على العاملين بالمدرسة.
- عمل اعدادات لحركة الدفاتر المالية شهريا.
نظام الرقابة الملائم لادارة مخزن المدرسة
طرق الرقابة المختلفة حسب نظام الرقابة المتفق عليه لدى المؤسسة وأهم نظام للمدرسة هو:
الجرد المنتظم
هذا النوع من الجرد يكون دوريا ويكون عادة فى نهاية السنة المالية لمعرفة قيمة البضاعة واظهارها فى قائمة المبيعات لاستخراج تكلفة المبيعات ويتم ظهورها فى الميزانية فى الجانب المدين ضمن الاصول المتداوله.
ولكى يتم نجاح هذه الطريقه واكتشاف اى خلل او نقص فى المخزون يجب التأكد من:
- تحديد الأشخاص المكلفون بإجراء الجرد.
- ان يتم ايقاف تسجيل الوارد والصادر أثناء عملية الجرد لمنع حدوث أى خطأ أو خلل أثناء عملية الجرد.
- البضاعة التي ما زالت تحت التسليم.
- البضاعة المرفوضة.
- الخردة والعادم ( لأنها تفتح المجال للتلاعب بالمخزون ).
- إعداد قوائم الجرد قبل البدء فى عملية الجرد لتسهيل عملية الجرد وعدم التعرض لحدوث أى خطأ فى عملية الجرد.
- اذا كانت هناك أكثر من مخزن فى أماكن مختلفه يجب ان تتم عملية الجرد فى نفس الوقت لتجنب ترحيل أى جزء من المخزون فى أحد المخازن لتغطية العجز المخازن.
- اذا كانت المدرسه تتبع نظام الاعارة عناصر المخزون او صرفها بطريقة مؤقتة فيتم إعارتها أو إرجاعها للمخزن التى تم صرفها منه لإجراء عملية الجرد.
- اعداد كشوفات للبضائع الزائدة بالمخازن ومعرفة سبب الزيادة.
لذلك إذا كنت من المكلفين بادارة المدرسة او بإدارة مخازن المدرسة يجب عليك ان تنتبه جيدا لهذه النقاط السابقة التى تحدثنا عنها كى تتجنب الوقوع فى فخ التلاعب بالمخزون وتجنب حدوث أى عجز.
علشان تكون مطمن على مخازن مدرستك إطلب نسخة تجريبية من نظام Edu Step Up
مشاركة:
التعليقات